各院系：
为进一步提高员工学籍变动审批效率，从3月11日（周一）起对学籍变动审批系统进行完善升级，并对学籍变动审批流程做相应变更。变更后的审批流程，以系统内线上申请、审批为主，辅以线下签字审核。每个角色不再需要重复进行线上和线下的操作，不再需要相互寄送学籍变动审批表。现就学籍变动系统使用和审批流程做如下说明：
一、需要在学籍变动系统申请的学籍变动包括：休学、复学、退学、博转硕、调整专业、变更培养单位、保留入学资格、恢复入学资格、提前毕业。
二、学籍变动系统审批流程为：
1.员工在系统内填写、提交学籍变动申请；
2.员工通过系统打印已填写的审批表、本人签字确认；
3.员工导师及所在院系所领导审核，并在审批表上签字；
4.教育干部上传导师及院系领导签字后的学籍变动审批表，审核系统内员工提交的材料；
5.院系教育干部在系统内完成初审（同意提交，不同意驳回）；
6.校部研究生管理办公室审核（同意提交，不同意驳回）；
7.员工处复审（同意提交，不同意驳回）；
8.校领导审批（同意提交，不同意驳回）；
9.员工处同步数据、上传相关材料；
10.员工、院系根据需要下载打印材料。
三、各角色权限及操作说明
员工：登录国科大教育管理业务管理平台http://sep.ucas.ac.cn——进入学籍变动审批系统——按要求填写内容、上传材料——提交申请——打印学变动审批表、本人签字确认——请导师及所领导审批签字。
导师、院系领导：在员工学籍变动审批表上签字。
院系教育干部：登录国科大教育管理业务管理平台http://sep.ucas.ac.cn——进入学籍变动审批系统——学籍变动审核——上传导师及所领导签字后的审批表，并审核相关材料——提交或驳回。
四、 需要说明及注意的几点问题：
1.如遇员工有特殊情况，不能自行在系统内提交申请，需让员工在线下填写学籍变动审批表后，由各院系的教育干部代替员工进行申请，其他后续流程不变。学籍变动审批表可在系统内进行打印。
2.变更培养单位的申请：需由员工转出院系的负责老师在系统内审核提交（新导师及双方单位签字盖章后）。
3.提交学籍变动申请，各角色需关注的几个问题：
员工：在系统内提交学籍变动申请时，变动理由填写充分、详实；必要证明材料务必上传。
导师：审核员工学籍变动表时，写明意见：“同意”或者“不同意”，写明日期。
教育干部：
(3)可补充其他必要的材料。
4.已在系统内提交的申请处理方法：
（1）员工处已收到纸质版的变动申请，流程直接转到员工处复审环节。
（2）在系统内提交，但纸质版申请还未寄到员工处的变动申请，流程转到教育干部环节（所领导签字盖章后在系统内提交，不需要再邮寄纸质材料）。请教育干部将签好字的审批表上传至系统，并提交。纸质版的审批表不需再寄至员工处。
5.系统上线更新后，将不再接收线下纸质版学籍变动申请。
6.员工处在审批通过后，将备案材料扫描至系统内，供下载打印和备案，除退学证明之外的纸质材料将不再寄回各单位。
7.员工本人、导师及院系领导签过字的学籍变动审批表，请在各单位留存备案，请相关老师务必妥善保存，以备查用。
系统在使用过程中，各位老师和同学如发现任何问题，请及时与我们联系、沟通。员工处的联系电话：62626682、8256139、88256304。系统问题也可直接联系网络中心88256622。感谢大家的理解与支持。
员工处
二〇一九年三月十一日
