关于完善学籍变动系统及学籍变动审批流程的通知

  • 殷有薇
  • 2019-03-14
  • 1368

各院系:

为进一步提高员工学籍变动审批效率,从311日(周一)起对学籍变动审批系统进行完善升级,并对学籍变动审批流程做相应变更。变更后的审批流程,以系统内线上申请、审批为主,辅以线下签字审核。每个角色不再需要重复进行线上和线下的操作,不再需要相互寄送学籍变动审批表。现就学籍变动系统使用和审批流程做如下说明:

一、需要在学籍变动系统申请的学籍变动包括:休学、复学、退学、博转硕、调整专业、变更培养单位、保留入学资格、恢复入学资格、提前毕业。

二、学籍变动系统审批流程为:

1.员工在系统内填写、提交学籍变动申请;

2.员工通过系统打印已填写的审批表、本人签字确认;

3.员工导师及所在院系所领导审核,并在审批表上签字;

4.教育干部上传导师及院系领导签字后的学籍变动审批表,审核系统内员工提交的材料;

5.院系教育干部在系统内完成初审(同意提交,不同意驳回);

6.校部研究生管理办公室审核(同意提交,不同意驳回);

7.员工处复审(同意提交,不同意驳回);

8.校领导审批(同意提交,不同意驳回);

9.员工处同步数据、上传相关材料;

10.员工、院系根据需要下载打印材料。

三、各角色权限及操作说明

员工:登录国科大教育管理业务管理平台http://sep.ucas.ac.cn——进入学籍变动审批系统——按要求填写内容、上传材料——提交申请——打印学变动审批表、本人签字确认——请导师及所领导审批签字。

导师、院系领导:在员工学籍变动审批表上签字。

院系教育干部:登录国科大教育管理业务管理平台http://sep.ucas.ac.cn——进入学籍变动审批系统——学籍变动审核——上传导师及所领导签字后的审批表,并审核相关材料——提交或驳回。

四、      需要说明及注意的几点问题:

1.如遇员工有特殊情况,不能自行在系统内提交申请,需让员工在线下填写学籍变动审批表后,由各院系的教育干部代替员工进行申请,其他后续流程不变。学籍变动审批表可在系统内进行打印。

 2.变更培养单位的申请:需由员工转出院系的负责老师在系统内审核提交(新导师及双方单位签字盖章后)。

3.提交学籍变动申请,各角色需关注的几个问题:

员工:在系统内提交学籍变动申请时,变动理由填写充分、详实; 必要证明材料务必上传。

导师:审核员工学籍变动表时,写明意见:“同意”或者 “不同意”, 写明日期。

教育干部:

  1. 在系统内上传的学籍变动审批表电子版文件,要求为PDFJPG格式的文件,务必以“员工姓名+院系名称+学籍变动类型”命名。
  2. 请务必保证上传学籍变动审批表电子版文件的清晰度,建议使用扫描仪扫描。

(3)可补充其他必要的材料。

4. 已在系统内提交的申请处理方法:

1)员工处已收到纸质版的变动申请,流程直接转到员工处复审环节。

2)在系统内提交,但纸质版申请还未寄到员工处的变动申请,流程转到教育干部环节(所领导签字盖章后在系统内提交,不需要再邮寄纸质材料)。请教育干部将签好字的审批表上传至系统,并提交。纸质版的审批表不需再寄至员工处。

5.系统上线更新后,将不再接收线下纸质版学籍变动申请。

6.员工处在审批通过后,将备案材料扫描至系统内,供下载打印和备案,除退学证明之外的纸质材料将不再寄回各单位。

7.员工本人、导师及院系领导签过字的学籍变动审批表,请在各单位留存备案,请相关老师务必妥善保存,以备查用。

系统在使用过程中,各位老师和同学如发现任何问题,请及时与我们联系、沟通。员工处的联系电话:62626682825613988256304。系统问题也可直接联系网络中心88256622。感谢大家的理解与支持。

                                        员工处

                                  二〇一九年三月十一日